Перечень обязательной документации, которую обязаны вести многие организации и компании, включает в себя так называемые бланки строгой отчетности, сокращенно – БСО. Индивидуальные предприниматели тоже могут использовать некоторые документы, заменяя ими чеки кассового аппарата.
- БСО служат заменой ККА, поэтому они должны соответствовать строжайшим требованиям. Одно из правил гласит, что на бланках обязательно проставляются все выходные данные той типографии, в которой их печатали, в том числе – шестизначный номер. БСО изготавливают вместе с копией либо с корешком, на котором остаются исходные данные документа. Нумерация бланков является сквозной. Кроме 6-ти цифр, она содержит две русских буквы. При первичном заказе следует указывать интервал номеров. К примеру, если тираж составляет 100 экз,, то указывается интервал в таком виде: 000001-000100. Буквы разрешается ставить любые: АБ, АВ, ББ и пр. На бланке также присутствует надпись «Код по ОКПО». Этот код присваивает Федеральная служба госстатистики, точнее – ее территориальный орган.
- БСО бывают двух видов: простые и требующие защиты от подделок. Ко второй разновидности относятся, например, облигации, акции и пр. Бланки различаются также своим форматом, цветом и качеством бумаги, на которой они отпечатаны. Кроме того, некоторые из документов должны заполняться под копирку или на самокопирующихся бланках.
- В большинстве компаний существует перечень бланков строгой отчетности, которые они обязаны применять. В противном случае им грозит наказание в соответствии со ст. 14.5 Кодекса РФ. Например, предусмотрены штрафы от 30 до 40 тысяч рублей (для юрлиц), 3-4 тыс. рублей (для ИП).
БСО печатаются исключительно в типографиях. Иногда их изготавливают с применением автоматизированных систем. При этом данные обо всех документах, напечатанных таким образом, хранятся не менее 5 лет. Ни один человек, включая руководителей или работников компаний, индивидуальных предпринимателей и других людей, не имеет права изготавливать БСО на компьютере или другим способом.
Изготовление бланков является более трудоемким процессом, чем печать другой полиграфической продукции. Именно поэтому такая работа стоит дороже. Например, на каждом бланке необходимо проставить уникальный номер, состоящий из двух букв и шести цифр. Заказчик получает их в скрепленном виде. Для этого могут быть использованы скобы или термоклей.
